Seminar voor vrijwilligers van de jaarafsluitende projecten | IHHNL

IHHNL organiseerde een seminar voor vrijwilligers van de jaarafsluitende projecten

IHHNL voert humanitaire hulp­projecten uit in meer dan 40 landen en ondersteunt mensen in nood. Elk jaar voeren ongeveer 200 vrijwilligers de controle- en toezichtprocessen uit om de projecten gezond, transparant en doelgericht te laten verlopen.

Vooral tijdens de Ramadan, het Offerfeest en het laatste kwartaal van het jaar verleent IHHNL intensief hulp. In dit laatste kwartaal voert IHHNL voornamelijk duurzame hulp­projecten uit (waterputten, onderwijssteun, weeskindprojecten, sociale steun, gezondheidszorg, bouwprojecten, landbouw en veeteelt, enz.). De duurzaamheid van de projecten, de kwaliteit van de hulp en de manier waarop deze de behoeftigen bereikt, hangen rechtstreeks samen met de nauwkeurigheid van de controlerende vrijwilligers. Hun rol is daarom niet alleen het ter plaatse bezorgen van hulp, maar ook om ervoor te zorgen dat het werk transparant, betrouwbaar en verantwoord wordt uitgevoerd.

In dit kader vond op 21 september 2025 een uitgebreid seminar plaats op het hoofdkantoor van IHHNL, met de deelname van ongeveer 60 controle­vrijwilligers. Tijdens het seminar kregen de vrijwilligers gedetailleerde informatie over het volledige proces: van de voorbereidingen vóór vertrek naar de landen van inzet, tot het beheer van de organisatie ter plaatse en de afronding en rapportage van de projecten.

Voorbereidende taken

Vrijwilligers nemen vóór hun inzet de volgende voorbereidingen op zich:

• Ondersteuning bij planning en logistieke processen binnen hulpcampagnes,
• Het volledig regelen van reis- en vervoersprocedures,
• Contact leggen met lokale partnerorganisaties en het afronden van de voorbereidingen ter plaatse,
• Het geven van veiligheids-, gezondheids- en culturele informatie over het betreffende land.

Organisatorische taken

Tijdens de uitvoering van de projecten dragen de vrijwilligers de volgende verantwoordelijkheden:

• Het tellen en controleren van de inhoud van de te verdelen hulpgoederen,
• Zorgen dat de hulporganisatie volledig en volgens de IHHNL-standaarden verloopt,
• Waar mogelijk de marktprijzen van de uitgedeelde hulpgoederen controleren om transparantie te versterken,
• Het documenteren van de distributie- en uitvoeringsprocessen met foto- en video-opnames volgens de standaarden van de organisatie,
• Het naleven van orde, veiligheid en rechtvaardigheid tijdens de hulpactiviteiten.

Afrondende taken

Na de voltooiing van de projecten voeren vrijwilligers de volgende werkzaamheden uit in het kader van verantwoording en transparantie:

• Het volledig controleren van alle documenten (facturen, registratieformulieren, namenlijsten van ontvangers),
• Het zorgvuldig opstellen van eindrapporten,
• Controleren dat alle documenten op de checklist volledig zijn ingevuld,
• Zorgen dat alle verkregen documenten en rapporten volledig worden geüpload naar het digitale portaal.

Dankzij dit seminar bereiden de vrijwilligers zich niet alleen voor als mensen die hulp uitdelen in het veld, maar ook als professionele controleurs die de kwaliteit van humanitaire hulp verhogen, de betrouwbaarheid versterken en de duurzaamheid waarborgen.