Proces van Donatieverwerking en Projectuitvoering
Inleiding
IHHNL (Internationale Humanitaire Hulporganisatie) beschouwt het als een fundamentele verantwoordelijkheid om de aan haar toevertrouwde donaties op een veilige, transparante en verantwoordelijke manier bij de behoeftigen te laten terechtkomen. Daarom heeft IHHNL een uitgebreid systeem voor donatieverwerking, projectuitvoering en interne controle ontwikkeld, dat alle fasen omvat: van de ontvangst van donaties en de uitvoering van projecten tot financiële controle en rapportage aan donateurs.
Dit proces waarborgt dat donaties worden besteed volgens hun bestemming, financiële risico’s worden beperkt, projectactiviteiten worden gecontroleerd en donateurs op een transparante wijze worden geïnformeerd over de resultaten van hun bijdragen.
1. Ontvangst van de donatie
Het proces begint op het moment dat een donatie wordt ontvangen op de officiële bankrekening van IHHNL of via een erkend digitaal donatieplatform.
Elke ontvangen donatie wordt geregistreerd in het financiële en donatiebeheersysteem van IHHNL. Hierbij worden onder meer het donatiebedrag, de ontvangstdatum, de betaalmethode en eventueel de door de donateur gekozen projectcategorie vastgelegd.
Deze registratie vormt de basis voor een volledige traceerbaarheid van alle ontvangen middelen.
2. Verwerking binnen de juiste projectcategorie
Donaties worden vervolgens toegewezen aan de door de donateur gekozen hulp- of projectcategorie. Voorbeelden hiervan zijn:
- Weesprojecten
- Waterputprojecten
- Qurban-projecten
- Onderwijsprojecten
- Voedselprojecten
- Noodhulp
- Sociale Ondersteuningen projecten
- Gezondheidsprojecten
- Bouwprojecten
- Landbouwprojecten
- Ramadanprojecten
Deze categorisering waarborgt dat de ontvangen middelen uitsluitend worden ingezet voor het doel waarvoor de donateur heeft gekozen.
3. Opstellen en indienen van projectvoorstellen
Op basis van jaarlijkse strategieën en behoeftenanalyses bepaalt IHHNL in welke landen en binnen welke sectoren hulp- en ontwikkelingsprojecten worden uitgevoerd.
Deze plannen worden gedeeld met lokale partnerorganisaties die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de projecten.
De partnerorganisaties stellen vervolgens gedetailleerde projectvoorstellen op, waarin onder meer de volgende onderdelen zijn opgenomen:
- Doelstelling van het project
- Projectomvang
- Doelgroep en aantal begunstigden
- Projectlocatie
- Gedetailleerde begroting
- Uitvoeringsplanning
- Verwachte resultaten
- Risicoanalyse
De projectvoorstellen worden officieel ingediend bij IHHNL voor beoordeling.
In uitzonderlijke situaties kunnen partnerorganisaties ook zelf projectvoorstellen indienen naar aanleiding van urgente lokale behoeften of noodsituaties. Het merendeel van de projecten wordt echter ontwikkeld binnen de strategische planning van IHHNL.
4. Goedkeuring door het bestuur en onafhankelijke accountant
Alle projectvoorstellen worden zorgvuldig beoordeeld door het bestuur van IHHNL.
Tijdens deze beoordeling wordt onder andere gekeken naar:
- De relevantie van het project voor de doelgroep
- De haalbaarheid van de uitvoering
- De redelijkheid van het budget
- De verwachte impact
- De aansluiting bij de doelstellingen van IHHNL
- Risico- en duurzaamheidsaspecten
Projecten die aan de gestelde criteria voldoen, worden door het bestuur goedgekeurd.
Controle door een onafhankelijke accountant
Om de financiële governance verder te versterken, heeft IHHNL per 1 mei 2026 een aanvullende controlemaatregel ingevoerd.
Na goedkeuring door het bestuur worden projectvoorstellen tevens beoordeeld door een onafhankelijke accountant. Daarbij wordt gecontroleerd op:
- Naleving van de vastgestelde projectstandaarden
- Correctheid van de begroting
- Financiële rechtmatigheid
- Conformiteit met interne controleprocedures
Deze aanvullende controlelaag draagt bij aan een verdere versterking van de transparantie, betrouwbaarheid en verantwoordingsplicht.
5. Opstellen van de Betaalopdracht
Nadat een projectvoorstel is goedgekeurd door zowel het bestuur als de onafhankelijke accountant, wordt het betalingsproces gestart.
De directeur van IHHNL stelt een officiële betaalopdracht op waarin onder meer de volgende gegevens worden opgenomen:
- Naam van het project
- Ontvangende organisatie
- Te betalen bedrag
- Doel van de betaling
- Projectreferentienummer
Hierdoor wordt elke betaling gekoppeld aan een goedgekeurd project en volledig gedocumenteerd.
6. Goedkeuring van de betaalopdracht door twee bestuursleden
Binnen IHHNL beschikt geen enkele bestuurder over een individuele bevoegdheid om betalingen uit te voeren.
Elke betaalopdracht wordt gecontroleerd en goedgekeurd door twee afzonderlijke bestuursleden voordat een betaling kan worden verricht.
Deze werkwijze:
- Voorkomt concentratie van bevoegdheden;
- Vermindert de kans op fouten of misbruik;
- Versterkt de interne controle;
- Vergroot de financiële veiligheid van de organisatie.
Zonder dubbele goedkeuring kan geen enkele betaling worden uitgevoerd.
7. Voorbereiding van de projectuitvoering
Na ontvangst van de middelen start de partnerorganisatie met de voorbereidingen voor de uitvoering van het project.
Deze voorbereidingen kunnen onder meer bestaan uit:
- Inkoop van goederen en diensten;
- Selectie van leveranciers;
- Opstellen van begunstigdenlijsten;
- Logistieke planning;
- Organisatie van distributieactiviteiten.
Het doel is om het project volgens planning en conform de afgesproken kwaliteitsnormen uit te voeren.
8. Veldcontrole door ervaren vrijwilligers
IHHNL hecht grote waarde aan onafhankelijke verificatie van de uitvoering van projecten.
Daarom kunnen projecten tijdens of na de uitvoering worden gecontroleerd door ervaren vrijwilligers of vertegenwoordigers van IHHNL.
Tijdens deze controles wordt onder andere beoordeeld:
- Of het project volgens plan wordt uitgevoerd;
- Of de hulp daadwerkelijk de juiste doelgroep bereikt;
- Of de middelen correct worden besteed;
- Of de kwaliteit van de uitvoering voldoet aan de verwachtingen.
Deze controles vormen een belangrijk onderdeel van het kwaliteits- en controlesysteem van IHHNL.
9. Controle van distributie en projectdocumentatie
Na afronding van de projectactiviteiten dient de partnerorganisatie alle relevante projectdocumentatie aan te leveren.
Deze documenten kunnen onder meer bestaan uit:
- Lijsten van begunstigden;
- Ontvangst- en overdrachtsbewijzen;
- Facturen en betalingsbewijzen;
- Foto’s;
- Videomateriaal;
- Eindrapportages.
De documenten worden gecontroleerd op volledigheid, juistheid en consistentie voordat het project administratief wordt afgesloten.
10. Digitale archivering en documentbeheer
Alle goedgekeurde projectdocumenten en rapportages worden opgeslagen in het digitale documentbeheersysteem van IHHNL.
Hierdoor worden:
- Documenten veilig bewaard;
- Interne en externe audits vergemakkelijkt;
- Historische projectgegevens toegankelijk gehouden;
- Transparantie en traceerbaarheid gewaarborgd.
Digitale archivering vormt een essentieel onderdeel van het kwaliteits- en verantwoordingssysteem van de organisatie.
11. Rapportage aan de donateur
In de laatste fase van het proces worden donateurs geïnformeerd over de resultaten van de door hen ondersteunde projecten.
Afhankelijk van het type project kunnen onder meer de volgende gegevens worden gedeeld:
- Projectrapportages;
- Foto’s;
- Videobeelden;
- Informatie over de bereikte resultaten;
- Gegevens over begunstigden (voor zover privacywetgeving dit toestaat).
Dankzij deze rapportage kunnen donateurs zien hoe hun bijdrage is ingezet en welke impact hiermee is gerealiseerd.
Doelstellingen van het proces
Het donatieverwerkings- en controlesysteem van IHHNL heeft als doel:
- Donaties correct en doelgericht toe te wijzen;
- Financiële veiligheid te waarborgen door middel van meervoudige controles;
- Bevoegdheden en verantwoordelijkheden te scheiden;
- Projectuitvoering onafhankelijk te verifiëren;
- Volledige documentatie en traceerbaarheid te garanderen;
- Transparante rapportage aan donateurs te verzorgen;
- Interne en externe audits te faciliteren;
- De verantwoordingsplicht van de organisatie te versterken;
- De financiële controle verder te verbeteren door de invoering van onafhankelijke accountantscontrole per 1 mei 2026.
Dit systeem weerspiegelt de kernwaarden van IHHNL op het gebied van transparantie, betrouwbaarheid, verantwoordingsplicht, controleerbaarheid en vertrouwen van donateurs. Elke stap binnen het proces is ontworpen om ervoor te zorgen dat donaties op een effectieve, verantwoorde en veilige manier ten goede komen aan de mensen die deze hulp het hardst nodig hebben.
